Conheças os Principais Desafios das Empresas de Organização de Eventos

As empresas de organização de eventos se deparam diariamente com grandes desafios. Existem aqueles que são corriqueiros nesse ramo de atividade e até mesmo imprevistos que podem colocar em risco o evento. 

Por isso, empresas organizadoras de eventos precisam agir com inteligência para vencer os desafios que surgem. Afinal de contas, é isso que vai determinar como sua empresa irá crescer nesse meio. 

Nesse sentido, leve em conta o seguinte pensamento: o nosso sucesso não é definido pela ausência de problemas, mas como lidamos com eles. 

Na organização de eventos vale a mesma lógica. Os desafios geralmente chegam acompanhados de problemas. E a forma como sua empresa lida com eles vai definir o sucesso ou não do negócio. 

Aliás, resolver problemas é um dos grandes desafios das empresas de organização de eventos! Então, pensando em te ajudar nesse sentido, separamos a seguir mais informações sobre o assunto. 

Veja qual a rotina de um organizador de festas e eventos e os desafios que surgem no dia a dia dessa atividade. 

Entenda a rotina de um organizador de festas e eventos

Ser um organizador de eventos não é a mesma coisa que ser um promotor. O promotor tem como principal função criar e colocar em prática estratégias para divulgar a festa ou evento. 

Já o organizador possui uma função mais ampla. Afinal, é ele que terá que cuidar de todos os processos necessários para o evento acontecer. 

Dessa forma, o organizador vai ficar responsável por escolher o local da festa, entrar em contato com fornecedores, cuidar da lista de convidados, etc. Com isso, podemos destacar que a rotina de um organizador de festas e eventos é complexa e envolve várias tarefas. As principais são:

• Desenvolver toda a ideia por trás do evento, incluindo seu conceito, temática e objetivo;
• Criar objetivos viáveis de acordo com as exigências do cliente, sempre prezando pela clareza na comunicação;
• Controlar toda a parte burocrática e de documentação necessária para a realização do evento;
• Entrar em contato com os fornecedores, buscando as melhores alternativas de acordo com o planejamento construído anteriormente;
• Gerenciar toda a equipe de trabalho, apontando os caminhos a serem seguidos e soluções para facilitar o trabalho de todos;
• Fazer as devidas reservas, seja do local e dos equipamentos indispensáveis para o evento;
• Acompanhar, juntamente com os promotores, a divulgação do evento. Além disso, ajudar na criação de campanhas de marketing (se for o caso);
• Por fim, acompanhar o feedback dos participantes no pós-evento. O objetivo deve ser verificar o que deu certo e o que pode ser perfeiçoado para as próximas ocasiões. 

Qualidades básicas para empresas de organização de eventos

As empresas de organização de eventos precisam contar com profissionais qualificados. Só assim elas terão a capacidade de enfrentar com coragem os desafios dessa atividade. Por isso, separamos algumas qualidades que profissionais dessa área precisam desenvolver: 

• Organização: não é preciso nem se aprofundar muito nessa qualidade. Afinal, o que seria um organizador de eventos sem organização? Dessa forma, esse profissional terá que adotar uma rotina organizada para cumprir com precisão. E claro, dentro do tempo estipulado todas as tarefas que citamos ao longo deste artigo;
• Comunicação: a facilidade nos relacionamentos interpessoais é fundamental para quem atua na área de festas e eventos. Ao organizar o evento, o responsável por essa tarefa vai precisar entrar em contato com muitas pessoas. E elas são de áreas diferentes e com pensamentos distintos. Assim, é primordial saber se expressar e manter um bom relacionamento com todos os envolvidos no evento;
• Trabalho em equipe: essa característica está relacionada às anteriores. O organizador não vai fazer tudo sozinho e terá que contar com a ajuda de sua equipe. Por isso saber trabalhar em equipe é primordial;
• Criatividade: para resolver problemas e enfrentar os desafios dessa área, será necessário o uso de muita criatividade. Saber contornar os empecilhos é essencial para quem organiza festas e eventos. 

Além das qualidades citadas acima, destacamos ainda que os profissionais da área, bem como as empresas, precisam ter uma boa rede de contatos. Desse modo, conseguirão oferecer os melhores serviços aos clientes. 

Desafios de uma empresa de eventos e festas

Como diz o ditado: nem tudo são flores. As empresas de organização de eventos possuem desafios que exigirão muito empenho por parte de toda a equipe. Mas alguns deles podem ser melhor contornados se a empresa contar com profissionais qualificados e uma boa gestão. 

Nesse sentido, confira 6 desafios corriqueiros enfrentados por empresas desse segmento. 

Orçamento curto

Com certeza nos últimos anos você já deve ter pensado em algo do tipo: “nossa, está tudo muito caro”. E isso é verdade! Agora imagina ter que organizar um super evento com um orçamento reduzido?

Em suma, esse é o grande desafio encontrado pelas empresas que organizam festas e eventos. Elas precisam se reinventar diariamente para encontrar soluções, mas sem deixar de lado a qualidade geral do evento. 

Aqui entra aquilo que falamos anteriormente: é muito importante que a empresa tenha uma boa rede de contatos. Assim ela terá acesso a fornecedores de confiança e poderá negociar com eles, buscando o melhor preço. 

O gerenciamento financeiro do evento e da empresa no geral também é primordial. Nesse sentido, um software como o oferecido pela Buffet Mais será peça chave para isso. 

Eventos presenciais e online

Durante a pandemia houve um boom na realização de eventos online. Mesmo após passarmos por esse período delicado, esse tipo de evento permaneceu em alta. 

Assim, o desafio das empresas do ramo é oferecer uma experiência única e inesquecível mesmo em eventos online. Aqui entra em ação a criatividade, que destacamos no tópico anterior. 

Engajamento

Em eventos empresariais, por exemplo, o grande desafio é manter o engajamento do público no que chamamos de pós-evento. 

Ações como pesquisas de opinião, avaliação do evento e emissão de certificados são exemplos de estratégias para manter o engajamento. 

Lógico que isso vale para eventos específicos. Em festas de aniversário ou de fim de ano, por exemplo, o engajamento deve ocorrer antes e durante o evento. Aliás, promover o engajamento em todas as etapas do evento é outro desafio corriqueiro para profissionais da área. 

Otimização dos processos

Temos ainda a questão da otimização dos processos. As empresas de organização de eventos precisam ser ágeis para conseguir entregar tudo dentro do tempo estabelecido no contrato. 

Mas há ainda outros aspectos. Isso inclui a saúde financeira do negócio, agilidade no fechamento de negócios com os fornecedores e nas tomadas de decisões. 

Para isso, não existe mágica, mas a tecnologia é uma grande aliada. Visando melhorar seus processos, evitar erros e, principalmente, evitar o retrabalho, as empresas do ramo estão apostando suas fichas em plataformas de gestão. 

Elas consistem em softwares desenvolvidos especificamente para ajudar na gestão de empresas que organizam festas e eventos. 

No caso da Buffet Mais, a plataforma oferece todas as ferramentas possíveis para sua empresa se destacar no segmento de eventos. 

E o melhor: tudo fica reunido em um só lugar! Isso permite também a gestão à distância e o acompanhamento de todos os processos que envolvem a organização dos eventos. 

Então, a otimização dos processos vai contribuir para a empresa contornar com inteligência todos os desafios apresentados por esse setor. Se você tem alguma dúvida ou quer saber mais, entre em contato com a equipe da Buffet Mais.