Casos de Sucesso: Como Empresas Usam Plataformas de Gestão de Eventos para Alcançar Resultados

Contar com uma boa plataforma de gestão de eventos é essencial nos dias de hoje para qualquer empresa da área. E não estamos falando apenas em aumentar os lucros ou organizar melhor os eventos. Mas é claro que isso também é importante!

Porém, uma plataforma desse tipo tem como principal objetivo tornar a experiência única, tanto para o cliente como para os organizadores do evento. Os gestores de empresas de buffet e festas em geral precisam se envolver com o evento. É necessário criar uma relação de proximidade com o cliente. 

Isso vai permitir um evento de melhor qualidade. Assim os organizadores saberão exatamente quais as necessidades de cada cliente e como atendê-las. Nesse sentido, a plataforma de gestão de eventos vai ajudar a sua empresa no desenvolvimento de eventos memoráveis e perfeitos. 

Quer saber como? Nada melhor que observar casos de sucesso, não é mesmo? A seguir, veja as principais informações sobre esse tipo de plataforma e alguns exemplos de seu uso que deram muito certo!

O que é uma plataforma de gestão de eventos?

Uma plataforma de gestão de eventos é um espaço virtual destinado para a organização do evento de maneira geral. 

Ela abrange todas as etapas do evento, desde as iniciais, como elaboração e envio de convites, até as etapas pós-evento. Aqui estão pesquisas de satisfação e compartilhamento de experiências. 

Assim sendo, essas plataformas contam com inúmeras ferramentas que vão ajudar na plena organização de todas as etapas do evento. O resultado: uma ocasião inesquecível para o cliente, experiência positiva para a empresa e a consolidação da marca nesse mercado tão competitivo. Veja abaixo algumas ferramentas que vão te ajudar na gestão do seu evento.

Gerenciamento de inscrições

Essa ferramenta é usada quando há a necessidade de fazer as inscrições prévias dos participantes do evento. Plataformas de gestão precisam oferecer meios simplificados para agilizar o processo de inscrição.

Isso será ótimo para você e para o cliente, que terá uma lista online com todos os inscritos com certa antecedência. Eles podem se planejar melhor para a realização de um evento inesquecível. 

A lista de inscritos também vai ajudar em questões mais específicas. Por exemplo, a empresa pode coletar algumas informações para proporcionar uma experiência melhor aos participantes. Isso inclui a coleta de e-mail e telefone para contato e até mesmo possíveis restrições alimentares caso haja comes e bebes durante o evento. 

Se o evento precisar de convite, a plataforma de gestão pode ajudar na confecção e envio de convites digitais. Isso poupa tempo, recursos e contribui para a sustentabilidade. Os convites em papel estão ficando no passado!

Relacionamento com o cliente

O CRM (gestão de relacionamento com clientes), é fundamental para empresas de festas e eventos. O relacionamento entre empresa e cliente precisa ser construído de maneira sólida e com base na confiança. E ele precisa ser mantido após o evento.

Mas, quando falamos em CRM na gestão de eventos, não nos referimos apenas a empresa organizadora. Porém, no relacionamento com os participantes do evento. Quanto melhor sua reputação com todas as pessoas envolvidas no evento, mais promissor será o futuro da sua empresa!

E-mail marketing

Sabemos que o e-mail é uma importante ferramenta de marketing. Hoje em dia, em quase todos os cadastros que realizamos online, o nosso e-mail é solicitado. E isso não é por acaso!

Mas, no caso de uma plataforma de gestão de eventos, o e-mail será a maneira mais eficiente de se comunicar com o cliente e com os participantes de cada evento. Por meio dele, os convidados terão acesso às principais informações e possíveis atualizações sobre o evento. 

Já os organizadores poderão se comunicar melhor e com mais transparência com a empresa organizadora. Isso não exclui outros meios de contato, como telefone, aplicativos de mensagem e reuniões presenciais! Porém, com o e-mail todo o histórico pode ficar armazenado em local seguro, o que é uma garantia para a empresa, clientes e participantes. 

Por fim, o e-mail pode ser usado para o compartilhamento de ações de marketing, desde que a pessoa autorize o envio desse tipo de conteúdo. 

Ferramentas de planejamento

Temos ainda as ferramentas de planejamento, que incluem, por exemplo, gestão de estoque e gestão financeira. Elas vão ajudar a planejar o evento de forma eficiente e ágil, conforme as necessidades de cada cliente. 

Na verdade, as ferramentas que citamos anteriormente também fazem parte do planejamento do evento! Mas, aqui, destacamos especialmente a parte financeira, que é o coração de qualquer empresa do setor. 

Manter a empresa organizada financeiramente vai viabilizar a obtenção de mais clientes e a organização de eventos diferenciados. Essas festas jamais serão esquecidas pelos organizadores e participantes. 

Por que investir em uma boa plataforma de gestão de eventos?

Poderíamos citar dezenas de benefícios em investir em uma boa plataforma de gestão de eventos. Mas separamos os 5 principais para você pensar a respeito.

Todas as informações em um só lugar

A principal vantagem de ter um sistema de gestão de eventos é poder organizar todas as informações sobre a festa ou evento em um só lugar. As plataformas de gestão são eficientes e seguras. Elas agilizam as etapas de organização do evento e contribuindo para a agilidade e decisões mais assertivas. 

Controle em tempo real do evento

Com todas as informações reunidas em um só lugar, fica mais fácil fazer o controle em tempo real do evento. Você terá mais autonomia para tomar as melhores decisões. Afinal, estará diante de informações verdadeiras e obtidas em tempo real por meio da plataforma. 

Aplicação de políticas específicas para cada evento

Cada evento é único e exigirá uma série de políticas específicas para a satisfação dos organizadores e dos participantes. Por isso uma plataforma de gestão vai ajudar na aplicação dessas políticas. E isso atendendo as exigências dos clientes para a realização de um evento personalizado. 

Análise do Retorno sobre Investimento

O sistema de gestão vai disponibilizar relatórios e outras métricas para identificar o que deu certo e o que precisa ser melhorado para os eventos futuros. Assim, você garante eventos mais assertivos e isso contribuirá para a maximização dos retornos dos investimentos realizados. 

Melhores negociações 

A plataforma de gestão de eventos vai reunir informações e históricos sobre as negociações comerciais com fornecedores. Isso vai ajudar na hora de novas negociações, trazendo mais benefícios para a empresa de festas e eventos. 

Casos de sucesso através de plataformas de gestão de eventos

A Buffet Mais é um sistema de gestão completo para empresas de festas e eventos. Com o que há de mais moderno no quesito tecnológico, contribuíamos para as melhores práticas de gestão. Tudo com um sistema inteligente, intuitivo e completo. Confira alguns casos de sucesso para você se inspirar:

• Recanto Miami Eventos: houve uma centralização e automatização do buffet, inclusive com assinatura eletrônica dos contratos. Além de agilizar todos os trâmites, a empresa dispensou o uso do papel para essas atividades, trazendo economia e sustentabilidade;
• PaPaPa Espaço e Buffet: contratos passaram a ser feitos diretamente no sistema, bem como a análise de resultados e outras etapas. Foi implementada uma página personalizada de confirmação de presença, o que vem agradando os convidados;
• Park da Villa: a contribuição nesse caso ocorre para a prospecção de novos clientes e organização das informações de clientes antigos;
• Vila Lelê: como realiza muitas festas, a empresa vem se beneficiando principalmente por meio do controle da agenda, além das ferramentas para a gestão financeira;
• Fun Festa Buffet: atua principalmente para fazer com que a gestão das finanças e do estoque flua melhor. E isso vem acontecendo com êxito;
• Vila Açucena: a agenda e controle financeiro são as ferramentas mais utilizadas pela empresa, que, com isso, consegue agilizar a organização dos eventos. 

Então, a plataforma de gestão de eventos da Buffet Mais pode contribuir diretamente para o sucesso das suas festas e eventos! Entre em contato com nossa equipe e veja como podemos te ajudar!