O Papel das Empresas de Festas na Organização de Eventos Corporativos

Antigamente, eventos corporativos eram monótonos, chatos e entediantes e as pessoas faziam de tudo para fugir deles! Mas hoje, essa realidade mudou completamente (ainda bem!). E uma das responsáveis por essa mudança foram as empresas de festas! 

As empresas desse segmento passaram a participar mais ativamente da organização de eventos corporativos. Ou seja, são aqueles viabilizados por empresas para seus colaboradores, fornecedores ou clientes em geral. 

Antes disso, na maioria das vezes, eram as próprias empresas que organizavam esses eventos. Acontece que essa não era a especialidade deles. Assim, os eventos corporativos não eram muito atrativos.

Dessa forma, com a entrada das empresas de festas nesse cenário, tudo mudou. Os eventos corporativos passaram a ter um papel fundamental para o bom andamento dos negócios. E é sobre isso que vamos falar neste artigo.

Depois dessa breve introdução, veja a seguir a importância de uma gestão completa de festas em eventos desse porte. Entenda qual o papel das empresas de festas e os tipos de eventos em que elas podem atuar. 

Importância da gestão de festas em eventos corporativos

A gestão de festas em eventos corporativos é muito importante em diversos aspectos. Primeiramente, precisamos levar em conta a organização geral, que vai permitir um evento de maior qualidade. E isso, consequentemente, vai melhorar a imagem da empresa perante seus colaboradores, fornecedores e clientes. Mas há ainda outros pontos que precisamos destacar:

• Novas soluções: eventos bem sucedidos permitem o encontro de novas soluções para a empresa. E isso por meio da comunicação entre gestores e colaboradores, já que o evento corporativo geralmente possui essa finalidade. Um evento bem elaborado vai estimular que as pessoas externalizem suas ideias criativas e todos têm a ganhar com isso;
• Melhora nas vendas: aqui novamente entramos no quesito comunicação. Eventos corporativos servem para que haja uma comunicação mais eficiente entre todos os envolvidos. E isso vai resultar em uma otimização das vendas ou dos serviços prestados;
• Atualizações: tanto os gestores como os colaboradores, fornecedores ou clientes, ficarão atualizados com o que está acontecendo na empresa. Por exemplo, o setor financeiro vai ficar a par das novidades do setor de marketing, e assim por diante. Esse é um ótimo momento para que as atualizações sejam feitas, de maneira unificada e eficiente;
• Aprendizado: com os eventos atuais, todos aprendem algo, até mesmo os gestores da empresa. Passou a época onde o chefe falava e os colaboradores apenas ouviam. Hoje, a troca de ideias e a boa comunicação resulta em um aprendizado que será benéfico para a empresa;
• Engajamento: por fim, eventos bem organizados aumentarão o engajamento dos seus participantes. Afinal, eles se sentirão parte importante da engrenagem que move a empresa, o que os deixará mais motivados.

Em suma, esses são os principais fatores que mostram a importância de gestão de festas em eventos corporativos. A seguir, vamos saber mais detalhes sobre o papel das empresas de festas nesse segmento. 

Qual é o papel das empresas de festas? 

Uma empresa de festas exerce um papel importantíssimo na organização de eventos corporativos. Inicialmente, ele se envolve no planejamento do evento, definindo questões básicas, mas essenciais. Isso inclui a data e local do evento, bem como o público-alvo e como será o acesso ao local. 

Nessa etapa, entra ainda a parte orçamentária, que é essencial para o planejamento do evento. Quanto o cliente está disposto a investir? Ele pretende economizar em quais aspectos? Ele já possui um local de preferência? 

Com o orçamento em mãos, a empresa de festas vai em busca das melhores opções. O objetivo é contratar os fornecedores mais adequados e demais serviços necessários para o evento ser um sucesso.

Vale ressaltar que cada evento é único e possui suas próprias características. Então, mesmo que alguns processos sejam padronizados, a empresa precisa ficar atenta às especificidades de cada evento, para atender da melhor forma possível o cliente. 

Na organização de qualquer evento, existem alguns elementos-chave. Entre eles está, por exemplo, o número de participantes, formato do evento e a programação dele. O objetivo, nesse caso, é manter o público engajado, independentemente do formato que o cliente escolher. 

E, nos últimos anos, temos ainda a questão da tecnologia, que é fundamental para a organização de eventos de todos os portes. O uso de ferramentas tecnológicas vai agilizar alguns processos e tornar o evento mais interessante.

Por exemplo, hoje em dia os convites em papel já estão praticamente em desuso. Assim, entraram em cena os convites eletrônicos, que podem conter um QR Code para agilizar a entrada do convidado. Isso trará mais segurança e conforto para todos os envolvidos no evento! 

Em que tipo de evento as empresas de festas podem atuar 

As empresas de festas podem atuar em vários tipos de eventos. No segmento corporativo, existem inúmeros formatos de eventos. Vamos ver quais são eles?

• Feiras: consistem em exposições de produtos, que visam aumentar as vendas. Os expositores precisam organizar os estandes e montar uma estrutura que chame a atenção do público. Nesse caso, na maioria das vezes o espaço é reduzido, o que vai exigir planejamento e criatividade;
• Conferências: consistem em eventos onde pessoas se reúnem (online ou presencialmente) para discutir determinado assunto. Geralmente há um ou mais palestrantes, que são especialistas no assunto e visam transmitir informações para os participantes. Aqui o principal desafio é elaborar um formato atrativo e que não fique tão cansativos para os envolvidos;
• Reuniões: com certeza você já participou de várias reuniões ao longo da sua vida. Elas servem para ajustes ou discussões sobre determinado assunto da empresa. O principal ponto aqui é que todas as informações devem ser registradas em ata. Ao mesmo tempo, o formato não pode ser tão cansativo. Algumas empresas, por exemplo, investem em comes e bebes para servir nas reuniões. Isso, comprovadamente, diminui a tensão e deixa os ânimos melhores;
• Treinamentos: tem o foco voltado para a melhora das habilidades profissionais da equipe de trabalho. Os treinamentos são mais objetivos e precisam ser pensados de tal forma para que a finalidade do evento não seja desviada;
• Networking: consiste na troca de ideias e experiências entre os participantes. Eles podem fazer parte da mesma empresa ou de empresas diversas. Aqui também são inseridos elementos como comes e bebes e, muitas vezes, atividades mais descontraídas. 

Empresas que organizam festas ainda podem participar da organização de eventos religiosos, sociais, acadêmicos, eventos culturais ou esportivos. 

Conheça o Buffet Mais

Não importa o tamanho e a finalidade do seu evento. Empresas de festas precisam contar com uma aliada fundamental: a tecnologia.  Assim, ter acesso a um sistema completo de gestão vai fazer toda a diferença na organização dos seus eventos corporativos. 

Nesse sentido, a Buffet Mais pode te ajudar a organizar eventos memoráveis! Oferecemos uma plataforma completa de gestão para você otimizar processos e surpreender positivamente seus clientes. 

A Buffet Mais oferece planos personalizados. Dispomos de recursos como gestão financeira, de estoque, agenda, lista de compras, ferramentas de marketing, assinatura eletrônica, QR Code do convidado e muito mais! 

E o melhor: tudo isso em uma única plataforma, rápida, intuitiva e fácil de usar! Prepare-se para organizar os melhores eventos corporativos e crescer ainda mais nesse segmento. Então, que tal testar nosso sistema? Entre em contato com a equipe especializada da Buffet Mais e veja como podemos te ajudar nessa missão!