Orçamento de Festas: Como as Empresas Podem Ajudar

As empresas de festas possuem muitas atribuições hoje em dia. Além de organizar eventos, elas contribuem diretamente na gestão de seus orçamentos.  Mas como isso é feito? Uma empresa da área vai conseguir identificar os principais gastos do evento. Depois, transmitirá essas informações para os organizadores.

Dessa forma, a gestão de festas se torna otimizada. Com isso, será possível economizar recursos sem prejudicar a qualidade do evento. Afinal, esse é o grande objetivo dos organizadores de qualquer festa: usar melhor os recursos disponíveis aliando isso ao desenvolvimento de eventos inesquecíveis. 

Então, no artigo de hoje vamos falar mais sobre esse assunto. Veja a seguir como as empresas de festas podem ajudar com o orçamento dos eventos. Confira também os principais gastos e como fazer uma ótima gestão dos recursos financeiros. 

Quais são os principais gastos de um evento? 

Todo evento gera gastos e você precisa estar preparado para isso. A boa notícia é que as empresas de festas possuem ferramentas e pessoas qualificadas para identificar esses gastos. Assim, separamos na sequência 15 gastos que impactam no orçamento de eventos de médio e grande porte. 

Infraestrutura da empresa de festas

A infraestrutura de um evento é algo super importante e sempre deve ser levado em conta pelas empresas de festas. Nesse tópico está incluso, por exemplo, a infraestrutura tecnológica. Seu evento vai precisar de uma internet rápida? De streaming? De tradução simultânea? 

Além da estrutura utilizada na hora do evento, é preciso pensar no pré-evento. Ou seja, como será feita a venda de ingressos e/ou distribuição de convites? Será algo 100% digital ou físico? 

Aluguel do local

Muitas empresas organizam eventos em locais próprios, o que permite economizar no aluguel. Mas, em outros casos, será fundamental alugar um espaço adequado para comportar todos os convidados. Assim, será preciso encontrar preços em conta e um local perfeito para o sucesso do evento.

Convidados e participantes especiais

Isso inclui, por exemplo, palestrantes ou artistas que irão se apresentar no evento. Nesse caso, o orçamento precisa levar em conta os gastos com cachê, hospedagem e demais despesas de viagem do convidado. 

Equipe do evento

O seu evento vai precisar de uma equipe de suporte. O tamanho da equipe vai depender do tamanho e exigências do evento. E isso tem que estar incluso no orçamento. Ao entrar em contato com empresas de festas, ela poderá ajudar no acesso a profissionais qualificados levando em conta as necessidades do evento. 

Comes e bebes

Qual evento que não conta com bebida e/ou comida para seus convidados? Muitas vezes os comes e bebes representam uma fatia interessante do orçamento. A gestão das bebidas e comidas precisa ser eficiente. Aqui, a qualidade prevalece, pois qualquer problema com os comes e bebes gerará terríveis consequências para o evento.  

Marketing do evento

A divulgação do evento também é de suma importância. Os organizadores precisam separar uma porcentagem do orçamento para marketing e publicidade. Ao mesmo tempo, as estratégias tem que ser bem direcionadas para o público-alvo. O objetivo é aliar boa divulgação com a economia de recursos.

Parcerias e promoções

O seu evento contará com parcerias? Haverá alguma promoção? E você disponibilizará algum material promocional, como banners e panfletos? Tudo isso precisa estar bem nítido no planejamento do evento. Já em relação às parcerias, elas podem aliviar os custos e, ao mesmo tempo, aumentar a visibilidade do evento. 

Decoração do ambiente

Quando os convidados começam a chegar no evento, a primeira coisa que eles vão perceber é a decoração. Por isso ela é uma parte fundamental e muito trabalhada pelas empresas de festas. Esta é, na prática, um dos primeiros elementos que entram em contato com o público! Aqui podemos usar aquele velho ditado: a primeira impressão é a que fica! 

Logística de empresas de festas

A logística de um evento diz respeito ao transporte de todas as estruturas usadas e também das pessoas envolvidas nele. É preciso pensar em todos os detalhes para agilizar os transportes e facilitar a logística de todos. 

Serviços de segurança

Hoje em dia contar com segurança nos eventos é essencial. Você pode optar por contratar uma empresa especializada em segurança privada. Porém, isso gerará gastos e precisa estar registrado no orçamento. 

Assistência médica

Assistência médica também é fundamental, sobretudo quando falamos em eventos corporativos ou com grande número de pessoas. Conte com uma equipe médica que possa atuar se for necessário. 

Suporte técnico

Mesmo tudo sendo planejado nos mínimos detalhes, problemas técnicos podem ocorrer no evento. Mas você tem que estar preparado, com um suporte técnico pronto para resolver o problema. 

Materiais diversos

Inclui todos os materiais utilizados no evento, incluindo materiais de divulgação. Para um evento corporativo com horas de duração, por exemplo, os convidados precisam ter acesso ao material com sua programação. 

Gerenciamento dos resíduos

Seu evento vai gerar resíduos e você precisa pensar na sustentabilidade. Uma maneira de economizar no orçamento é implementando práticas sustentáveis! Faça um planejamento para isso, visando economia e meio-ambiente. 

Avaliação do evento

Por fim, após o evento, é muito interessante ter acesso a um feedback dos participantes. Afinal de contas, eles gostaram do evento? O que precisa ser melhorado para o próximo? Invista na elaboração de uma pesquisa de satisfação ou algo semelhante. 

Como fazer uma gestão eficiente do orçamento do evento

E se falarmos que você pode fazer uma gestão eficiente do orçamento do evento seguindo apenas 5 dicas básicas? O segredo de todo evento é descomplicá-lo ao máximo! Para viabilizar isso, siga essas dicas:

• Faça um projeto detalhado do seu evento para só depois começar a colocá-lo em prática. Aqui você deve fazer projeções de todos os gastos que citamos anteriormente;
• Organize os gastos previstos, de uma maneira que eles fiquem simples de entender e fáceis de encontrar;
• Faça pesquisas de mercado na hora de contratar fornecedores, buscando um equilíbrio entre qualidade e menor preço;
• Planeje seu evento com base na quantidade de convidados, mantendo uma margem para cima e para baixo;
• Adquira uma plataforma de gestão de eventos para ter todas as informações reunidas em um só lugar. Priorize a agilidade e assertividade. 

Dicas para economizar em seu evento com empresas de festas

Antes de encerrar esse artigo, saiba que é possível economizar no seu evento sem que a qualidade dele caia. Mas, para isso, você tem que ter planejamento e tomar as decisões certas.

A principal forma de economizar em eventos é justamente fazer o planejamento com antecedência. Preveja seus gastos detalhadamente. 

Outra dica é fazer mais que um orçamento, consultando diversas empresas e conversando diretamente com o responsável. Além do preço, veja se os fornecedores transmitem confiança para você e sua equipe. 

E, para encontrar preços mais vantajosos, uma ideia interessante é contar com datas flexíveis para seu evento. Assim, você poderá escolher a data que vai exigir menos gastos! 

E, por fim, evite gastos desnecessários ou desperdícios de recursos. Por exemplo, seu evento precisa mesmo ter convites físicos? Que tal substituí-los por convites digitais? 

Conte com um sistema de gestão!

De todo modo, empresas de festas devem contar com um eficiente sistema de gestão para oferecer os melhores serviços aos clientes. E você acaba de encontrar esse sistema! A Buffet Mais é uma plataforma completa para buffets, casas de festas, decoradores, cerimoniais, etc. 

A grande vantagem desse sistema é que ele reúne em um só lugar todas as informações necessárias para que seu evento seja um sucesso. E ele conta com diversas ferramentas para auxiliar na gestão, seja ela financeira, de estoque, de pessoal, entre outras. 

Então, entre em contato com a equipe da Buffet Mais e veja como podemos ajudar na realização de eventos que ficarão para sempre na memória dos convidados!