Estratégias Essenciais para a Organização de Buffet
A organização de buffet é algo extremamente importante para o sucesso de um evento. Ao mesmo tempo, esse processo exige empenho e atenção redobrada. É preciso considerar diversos detalhes que não podem passar despercebidos.
Cada etapa deve ser pensada e executada com maestria pelos organizadores. Afinal de contas, contribuir para a felicidade dos convidados ao final do evento não tem preço!
Mas, até isso acontecer, você terá muito trabalho pela frente. Nesse sentido, planejamento não pode faltar. E somente contar com a sorte tem tudo para dar errado.
Dessa forma, hoje vamos te mostrar as melhores estratégias para a organização de buffet. Veja a seguir um planejamento básico para você seguir. Além disso, saiba porque contar com um sistema de gestão completo para sua festa ou evento.
A importância de saber como realizar a organização de buffet para eventos
Quando os convidados chegam em uma festa e desfrutam de um delicioso buffet, eles não imaginam o trabalho que dá para viabilizar isso!
São muitas coisas envolvidas e todas se interligam. Ou seja, se houver algum problema em uma das etapas, as outras também serão prejudicadas.
Desse modo, vamos fazer um exercício de imaginação. Quando falamos em “problemas com o buffet”, o que vem em sua mente?
Na maioria das vezes, pensamos em falta de comida. De fato, esse é um problema sério que jamais deve acontecer na organização de buffet. Mas existem muitos outros empecilhos que podem prejudicar um evento.
Por exemplo, atrasos, problemas na logística, falta de estrutura, temperaturas inadequadas para as comidas e bebidas… Enfim, tudo isso vai colocar o buffet em xeque. E consequentemente, isso pode determinar se o evento foi um sucesso ou um fracasso.
Então, saber organizar um buffet é essencial para a satisfação dos convidados. Dito isto, vamos ver abaixo as principais estratégias para organização de buffet.
Principais estratégias para organização de buffet
Separamos neste artigo 8 estratégias para um buffet perfeito, visando o sucesso da sua festa ou evento.
Elabore um calendário completo
O calendário do evento precisa determinar todas as datas e horários de cada etapa do projeto. Isso vai desde a escolha do local ideal para o evento, levando em conta a data desejada para sua realização, até os horários de cada fase dela.
Essa estratégia está diretamente relacionada ao planejamento prévio do evento. Por exemplo, a data escolhida precisa atender todas as demandas e expectativas dos organizadores e convidados.
Assim como os horários. Dessa forma, não esqueça a grade de horários. Por exemplo, em um evento empresarial, podemos ter: horário para recepção dos convidados, o dos discursos, o das homenagens e o de servir o buffet.
Essa grade de horários é fundamental para você organizar da melhor forma possível o buffet do evento.
Planeje levando em conta o número de convidados
Quantos convidados irão participar do seu evento? A resposta para essa pergunta deve estar na ponta da língua para uma boa organização de buffet. Veja algumas considerações sobre esse ponto:
- Quanto mais convidados, maiores os gastos e maior deverá ser o espaço para acolher a todos de maneira confortável. Isso também vai exigir mais recursos, pois o projeto será complexo;
- Se muitos convidados não aparecerem, isso vai acarretar em prejuízos e desperdícios;
- Por outro lado, se pessoas que não estão na lista aparecem, o buffet pode ficar prejudicado.
Assim, faça uma lista de convidados, exigindo a confirmação de presença até uma data determinada. Além disso, tenha uma margem de segurança para não ter problemas caso alguma das situações descritas acima aconteça.
Atenção ao cardápio
O cardápio vai impactar em diversos aspectos no seu evento. Inclusive no quesito financeiro. Dessa forma, primeiramente você deve optar por um buffet mais simples ou mais sofisticado.
Em ambos os casos é possível disponibilizar um buffet de excelência para seus convidados. Tenha sempre isso em mente! O importante é a qualidade, organização e higiene como um todo. Para escolher o cardápio ideal, leve em conta fatores como:
- Tipo de evento;
- A data e horário;
- A temática;
- Possíveis restrições alimentares;
- Características dos convidados.
Invista na gestão de pessoas
Nesse caso, estamos falando da equipe responsável por servir o buffet. Elas precisam estar conectadas e em completa harmonia para o melhor resultado possível.
E, para isso, temos uma palavrinha mágica: comunicação. A equipe do buffet precisa fazer isso de forma certa para coordenar todas as ações que o evento exige.
Aqui temos a gestão de pessoas, que visa também motivar a equipe, proporcionando um entrosamento fundamental nesse segmento.
Fique de olho no local do evento
Muitos organizadores de eventos cometem um erro básico: não conhecem o local onde o evento ocorrerá.
Pense na seguinte situação: a empresa que vai disponibilizar o buffet chega no evento e é surpreendida. O local é pouco acessível. O espaço é limitado. A infraestrutura deixa a desejar. E agora, o que fazer?
Todas essas questões deveriam ser analisadas antes! Então, para a organização de buffet, conheça a fundo o local do evento. E faça isso com antecedência. Assim, caso seja necessária alguma adaptação, haverá tempo ágil. O local do evento também vai contribuir com a logística.
Faça uma planilha de custos
Calcular os custos do buffet é outro ponto essencial e que influencia na sua organização. Nesse sentido, há dois cenários possíveis.
O primeiro é quando o dinheiro é limitado, ou seja, você tem um orçamento definido e o evento precisa se adequar a ele. Nesse caso, você terá que avaliar todas as variáveis do projeto, buscando sempre as melhores soluções.
Mas vale ressaltar que é possível oferecer um buffet de extrema qualidade mesmo com um orçamento limitado.
Por outro lado, se você tiver orçamento sem limites ou bem abrangente, terá mais liberdade para organizar o evento.
O mais importante é organizar todos os custos do evento em uma planilha. Dessa forma considere os fatores que podem fazer os valores se alterarem.
Atenção aos prazos
Isso vai desde o prazo para a contratação de um buffet até os prazos envolvidos no próprio evento. Por exemplo, se você tiver que atrasar o serviço de buffet, isso vai prejudicar todo o evento. Isso inclui, inclusive, suas outras etapas.
Várias ocorrências podem prejudicar os prazos. Então é fundamental ficar atento a elas e agir para se prevenir. Já no caso da contratação do buffet, perder esse prazo pode ser desastroso.
Invista em um sistema de gestão
Por fim, a última dica é investir em um sistema de gestão desenvolvido especialmente para empresas de festas e eventos.
Afinal de contas, por que não usar a tecnologia a seu favor? Assim, a Buffet Mais vai te ajudar a organizar um evento inesquecível.
Por meio de uma plataforma intuitiva e aliando tecnologia e gestão, oferecemos recursos diferenciados para a organização de buffet. Tenha acesso a:
- Ferramentas comerciais e de marketing;
- Integração com WhatsApp;
- Controle financeiro e de estoque;
- Análise de custos;
- Lista de compras;
- Confirmação de presença;
- Pesquisa de satisfação;
- E muito mais.
A Buffet Mais conta com planos personalizados e você pode escolher o ideal de acordo com suas necessidades. Assim, você terá todas as informações e ferramentas necessárias para um evento perfeito. E tudo isso em apenas um lugar: na plataforma Buffet Mais.
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