Maximizando a Eficiência com uma Plataforma de Gestão de Eventos

Vamos começar esse artigo com uma pergunta: o que uma plataforma de gestão de eventos precisa oferecer aos seus usuários? A resposta para essa questão pode ser muito ampla e por isso elaboramos este artigo. 

De modo geral, empresas de festas e eventos necessitam de agilidade e eficiência nos serviços prestados. E isso tem que estar em sintonia com questões como economia e sustentabilidade. 

Dessa forma, maximizar e otimizar os processos são coisas essenciais para qualquer empresa do ramo. E isso principalmente para aquelas que buscam crescer e se consolidar no mercado. 

Nesse sentido, uma plataforma de gestão será peça fundamental para viabilizar isso. Mas como podemos definir essa ferramenta e quais os recursos oferecidos? Continue a leitura e confira essas e outras informações a respeito do assunto!  

O que é uma plataforma de gestão de eventos?

Também chamado de software de gestão, esse tipo de plataforma consiste em um sistema capaz de reunir em um só lugar todas as informações necessárias para a administração do negócio. 

Plataformas desse tipo contam ainda com diversas ferramentas para viabilizar a organização de eventos inesquecíveis. Essas ferramentas agilizam processos, poupam o tempo da equipe e mantém a organização da empresa. 

Assim, softwares de gestão não servem apenas para ajudar na organização do evento em si. Mas sim para manter todos os departamentos da empresa em ordem e sintonia. Por exemplo, esse tipo de plataforma vai ajudar na parte financeira do negócio. Isso evita desperdício de dinheiro e outros problemas que causarão prejuízos (e que poderão impactar negativamente nos eventos organizados). 

Vamos ver um exemplo prático. As plataformas de gestão oferecem o recurso de controle de estoque. Com ele, você terá sempre ao alcance dos seus olhos os números referentes ao estoque de mercadorias. 

Deste modo, saberá quando precisa reabastecer o estoque e quais itens são prioridade. É possível também controlar a data de validade das mercadorias, evitando perdas e prejuízos. 

Enfim, o controle de estoque vai ajudar na organização dos eventos e também na saúde financeira da empresa. E esse foi apenas um exemplo de como uma plataforma de gestão atua na prática! Na sequência, saberemos os seus benefícios e funcionalidade. 

Quais são os benefícios de utilizar uma plataforma de gestão de eventos?

Destacamos abaixo os 4 principais benefícios de utilizar uma plataforma de gestão de eventos. 

Otimização de recursos

A principal vantagem diz respeito ao dinheiro gasto para a organização de festas e eventos. Com um software, você é capaz de fazer melhor uso dos recursos ou até mesmo reduzir custos. Tudo isso por meio da otimização e digitalização de processos. 

Por exemplo, você pode oferecer confirmação de presença e convites online, com QR Code. Isto  vai dispensar o uso de convites físicos (que, hoje em dia, estão muito caros).

Dependendo do programa que escolher, terá acesso também a ferramentas de marketing. Isso vai permitir uma economia na hora de contratar profissionais dessa área e elaborar estratégias de divulgação. 

Otimização do tempo

Como vários processos poderão ser feitos de forma automática, com apenas alguns cliques, sua equipe economizará tempo. E sabemos que hoje em dia tempo é dinheiro!

Assim, você poderá fazer uma gestão mais eficiente e sua equipe terá mais tempo para tarefas mais importantes. Tudo isso visando sempre a excelência na organização dos eventos. 

Além disso, economizar tempo traz comodidade e aumenta a produtividade da equipe. Seus profissionais não vão precisar ficar horas e horas realizando atividades repetitivas e cansativas. 

Consolidação das informações

Como destacamos no início deste artigo, uma plataforma de gestão de eventos vai reunir várias informações em um único lugar. E não estamos exagerando. O objetivo desse tipo de sistema é justamente esse. 

Tudo sobre seu evento e sobre os vários departamentos da empresa estará bem na sua frente, na tela do computador ou celular. Sem esse recurso, provavelmente você terá que manter informações em lugares diferentes. Isso vai prejudicar a agilidade na hora de encontrar essas informações. 

Dessa forma, esqueça as velhas planilhas físicas, aqueles montes de papéis e caixas e caixas com documentos! Tudo, mas tudo mesmo, estará no sistema. Isso também aumenta a segurança das informações, pois só você e sua equipe terão acesso aos documentos. 

Redução de filas

Por fim, durante a festa ou evento sua empresa evitará a formação de filas. E isso será extremamente positivo para seu negócio, pois melhorará a experiência do cliente (contribuindo também com sua reputação). 

A redução de filas é possível graças a recursos como confirmação de presença e QR Code do convidado. E, ao final do evento, você também poderá disponibilizar uma pesquisa de satisfação online, o que permite medir a satisfação do público, mas sem criar filas.

Quais são as funcionalidades oferecidas pelo sistema Buffet Mais?

Conforme o que vimos até agora, contar com um sistema de gestão para sua empresa de festas e eventos é primordial. Por isso, saiba que você pode contar com a Buffet Mais. Diante de tantas opções de softwares disponíveis no mercado, o disponibilizado pela plataforma é um dos mais completos.

Ao todo, são oferecidos 3 planos e você pode escolher o que mais se encaixa levando em conta as características do seu negócio. Veja um resumo de cada plano:

• Plus: permite até 3 usuários e conta com 1 Espaço de Evento. Reúne ferramentas como estoque, análise de custos, agenda, CRM, integração com WhatsApp, funil de vendas, parte comercial e financeiro básico;
• Premium: além de oferecer todos os recursos do plano Plus. Ele permite até 5 usuários, tem 2 Espaços de Eventos, QR Code do Convidado, confirmação de presença, pesquisa de satisfação, lista de compras e ferramentas de marketing;
• Elite: além de contar com todas as ferramentas do plano Premium, permite 10 usuários, Espaços de Eventos ilimitados, assinatura eletrônica, financeiro completo e campos personalizáveis.

As vantagens do software de gestão Buffet Mais

A Buffet Mais não atende apenas empresas de buffet, mas casas de festas no geral, decoradores, cerimoniais e qualquer profissional que organiza festas e eventos (com ou sem buffet). Dessa forma, podemos destacar ao menos 4 benefícios desse sistema de gestão:

• Eficiência: além de ter todas as informações concentradas em um só lugar, com a Buffet Mais você pode fazer o que chamamos de gestão à distância. Isso vai agilizar o seu trabalho cotidiano. Isso também contribui para a integração da equipe e de todos os departamentos da empresa;
• Clareza financeira: os números poderão ser interpretados de forma mais assertiva. Afinal, as ferramentas financeiras da Buffet Mais são fáceis de usar e de entender. Além disso, você terá acesso a relatórios que contribuirão para uma boa gestão;
• Melhores resultados: quando você atender um cliente utilizando esse software, provavelmente ele vai chegar negócio. Todos os recursos disponíveis vão agilizar o atendimento. E também mostrar ao cliente que sua empresa realmente está comprometida com um evento perfeito;
• Melhor relacionamento com o cliente: e, não podemos esquecer de que todas as ferramentas da Buffet Mais permitem um atendimento personalizado ao cliente, melhorando o atendimento e estreitando a relação com quem confia em seu trabalho. 

Então, uma plataforma de gestão de eventos como a Buffet Mais será determinante para o crescimento da sua empresa de festas e eventos. Entre em contato conosco hoje mesmo e conheça mais sobre nosso software.