Gestão de Estoque para Empresas de Eventos e Buffets

Hoje vamos falar sobre a gestão de estoque para empresas de eventos e buffets. O assunto pode parecer chato no início. Mas ele é de extrema importância para o sucesso dos eventos organizados por empresas da área. 

Além disso, a gestão de estoque pode ser algo leve e tranquilo, desde que você tenha certa disciplina e organização. Mesmo assim, muitos empreendedores desse segmento encontram desafios no gerenciamento de estoque. 

Dessa forma, neste artigo vamos nos aprofundar mais sobre o assunto. Veja a seguir os principais obstáculos a serem enfrentados por organizadores de eventos. Confira também a melhor solução para uma eficiente gestão de estoque da sua empresa. 

Principais desafios no gerenciamento de estoques em eventos

Gestão de estoque nada mais é do que o controle de todos os produtos que entram e saem do estoque da empresa. Esses itens devem ser devidamente catalogados, e toda entrada e saída deve ser registrada. 

Assim, os gestores poderão analisar as movimentações do estoque e tomar decisões mais assertivas, visando o melhor desempenho da empresa. Na teoria, o gerenciamento de estoque parece algo simples. Mas, na prática, isso pode ser bem diferente. 

Pensando em te ajudar ainda mais no controle de estoque da sua empresa de eventos, identificamos os principais desafios encontrados na hora de realizar esse processo. 

Armazenamento adequado dos produtos

Também chamamos esse processo de “organização geográfica dos produtos”. Em suma, é o local de armazenamento dos itens do estoque. Nesse caso, uma empresa de eventos e buffet possui particularidades. 

A principal delas é que empresas desse ramo trabalham com uma grande variedade de produtos. E cada um necessita de atenção especial na hora da armazenagem. 

Desse modo, é comum que os organizadores de eventos tenham dificuldade para guardar de forma adequada alguns produtos. Isso vai exigir atenção redobrada, para não armazenar os itens em locais inadequados. 

Os produtos precisam ficar bem conservados. Questões como ventilação, espaço e iluminação são essenciais. Os gestores da empresa precisam pensar nisso e viabilizar um local adequado para o estoque. 

Posicionamento dos produtos

Não basta ter um espaço adequado para o armazenamento dos produtos. É essencial saber guardá-los de maneira correta. Por exemplo, em relação às caixas, quantas, no máximo, podem ficar empilhadas? 

Outro fator importante diz respeito ao acesso aos produtos. As pessoas envolvidas na organização do evento precisam localizar rapidamente os itens e saber onde cada um está guardado. 

Aqui estamos falando basicamente da organização do estoque, que tem que ser feita com inteligência e criatividade. 

Controle e reabastecimento 

Outro desafio é gerir questões como controle e reabastecimento do estoque. Afinal, quando tal item precisa de reposição? Você vai deixá-lo esgotar de vez antes de fazer um novo pedido? Vai se programar antes? 

O reabastecimento do estoque está diretamente ligado com sua gestão. Afinal, uma das principais finalidades da gestão de estoque é justamente essa: ajudar o gestor a definir o momento certo de reabastecimento.

Para isso, o mais indicado é contar com uma ferramenta digital para a gestão do seu estoque. Softwares como o Buffet Mais vai ajudar na organização e controle do estoque. Assim você vai tirar de letra os desafios mencionados aqui. 

Disciplina e comprometimento

Muitas vezes a pessoa tem grande capacidade e acesso às melhores ferramentas para a gestão de estoque, mas não as utiliza! Estamos falando principalmente de disciplina e comprometimento. 

Por exemplo, é comum que algumas saídas de produtos em menor quantidade não sejam registradas no sistema do estoque. Isso é um erro, pois esse hábito causará um desequilíbrio no estoque. E será muito difícil corrigir esse problema. 

O controle de estoque evita erros!

O gerenciamento do estoque vai evitar uma série de erros que podem prejudicar, inclusive, a saúde financeira da sua empresa. Mas existem dois principais e que englobam todos os outros:

• Comprar mais que o necessário. Além de gastar um dinheiro precioso e que poderia ser aplicado em outras áreas, você sentirá mais dificuldades para armazenar todos os produtos adquiridos. Além do mais, alguns produtos podem estragar antes mesmo de serem usados! Ou seja, realmente não é uma boa ideia comprar mais do que o necessário;
• Deixar que falte produtos. Por outro lado, deixar faltar produtos é um erro capital que não deve ser cometido de forma alguma. Para evitar esse problema, não existe mágica. O segredo é fazer um bom controle de estoque. E isso levando em conta a agenda de eventos programados. 

Como vimos, os erros acima consistem em dois extremos que devem ser evitados a todo custo pela empresa organizadora de eventos. Para isso, ressaltamos a importância de contar com um software de gestão. 

Mas, acima de tudo, oferecer treinamentos e orientar os colaboradores responsáveis pelo estoque. E, por falar nisso, indicamos a leitura de outro artigo, onde mostramos 4 dicas de controle de estoque para buffet. 

Controle de estoque simples com uma ferramenta de gestão

Como vimos, o controle de estoque pode ser algo facilitado com o uso de ferramentas de gestão. O custo-benefício de softwares desse tipo é excelente. E toda empresa de eventos e buffet deve contar com recursos que agregam tecnologia de ponta. 

Dessa forma, separamos abaixo 4 benefícios importantes em utilizar uma ferramenta de gestão para seu estoque.

Maior produtividade

Um estoque organizado vai contribuir para todos os setores da empresa, até mesmo no atendimento a clientes e fornecedores. Com o acesso facilitado às informações do estoque, haverá um aumento de produtividade. Isso também está relacionado ao fato de que o sistema de gestão consegue interligar todos os processos da empresa. 

Por exemplo, ele reúne dados do estoque e do caixa da empresa em um só lugar, permitindo uma análise mais completa por parte do gestor. Com isso, as decisões tendem a ser mais assertivas e, principalmente, mais ágeis. 

Menos erros humanos

O controle de estoque feito apenas por pessoas está mais suscetível a erros. Por exemplo, a pessoa pode esquecer ou até mesmo negligenciar as entradas e saídas de produtos. E isso vai refletir negativamente lá na frente. 

Além do mais, sem o uso da tecnologia para gerir o estoque, os processos ficam muito mais lentos. Isso vai ao encontro do que destacamos no tópico anterior. 

Maior agilidade

Tudo está interligado! Uma maior produtividade e a minimização de erros humanos traz mais agilidade nos processos da empresa de eventos e buffet. 

O atendimento será mais ágil e a reputação da sua empresa ficará em alta, atraindo novos clientes e fidelizando clientes existentes. 

Elimina problemas recorrentes

Destacamos ao longo deste artigo alguns problemas e desafios enfrentados durante o gerenciamento de estoque, como:

• Falta de organização dos produtos;
• Registros imprecisos de entradas e saídas de mercadorias;
• Armazenamento inadequado dos produtos;
• Compras excessivas; 
• Falta de mercadorias em estoque. 

Todos esses problemas são sérios e podem colocar em xeque a qualidade dos serviços prestados por sua empresa de eventos. Por isso, o uso de um software de gestão de estoque é essencial para o dia a dia do negócio! 

A Buffet Mais é especialista no assunto e conta com um sistema exclusivo. São várias funcionalidades para contribuir com a gestão geral do seu negócio. 

Nosso software consegue interligar diversos processos, como, por exemplo, o estoque e a parte financeira da empresa. Tudo isso em um único ambiente, online e que pode ser consultado à distância. Então, entre em contato conosco e veja como podemos contribuir para o crescimento da sua empresa de festas e buffet.